Introduction au déploiement d’une approche par structure de coût pour les achats
Approche 7 Avr. 2021

Introduction au déploiement d’une approche par structure de coût pour les achats

La maîtrise de la structure de coût est un des piliers des Achats qui font face à une double pression : celle de leurs fournisseurs toujours enclins à augmenter leurs prix, notamment dans un contexte de hausses des matières premières et celle de leur Direction pour toujours gagner en compétitivité.

Un contexte de hausse généralisée des prix des matières premières

Nous assistons à de fortes hausses des prix des matières premières depuis fin 2020. Ces hausses sont dues à la forte reprise économique, notamment en Chine qui absorbe à elle seule près de 50% de ces matières premières dans le monde.

Cette situation génère non seulement des délais de livraison allongés et des pénuries, mais aussi des hausses de prix.

Dans ce contexte, les Directions Achats sont particulièrement sollicitées pour éviter les ruptures d’approvisionnement, mais aussi pour gérer les hausses de prix des produits achetés.

 

Un outil de négociation pour répondre au contexte de crise

Afin de contenir ces hausses demandées par les fournisseurs, les acheteurs peuvent utiliser un outil indispensable, qui n’est malheureusement pas toujours bien maîtrisé : la structure de coût du produit acheté.

En effet, comprendre la structure d’un prix fournisseur permet d’isoler la part matières du prix total. Et donc de mieux négocier cette hausse de prix en corrélant la demande fournisseur uniquement à la part matière dans le produit acheté tout en travaillant à optimiser la valeur-ajoutée du fournisseur.

La structure de coût en réponse aux enjeux des équipes Achats

La mise en place d’une approche par structure de coût permet de :

  1. Identifier de nouveaux gisements de gains
  2. Être plus performant en négociation
  3. Avoir une posture costing & être capable d’anticiper les évolutions du coût
  4. Être plus performant dans l’élaboration des stratégies par familles d’achats
  5. Lancer des plans de progrès ciblés avec les fournisseurs

Les ingrédients d’un déploiement de structure de coût réussi

Pour calculer une structure de coût, l’ensemble des activités nécessaires à la fabrication du produit ou d’une prestation doit être considéré, suivant la chaîne de valeur du fournisseur :

  • Conception : Temps passé, coûts R&D…
  • Matières Premières & composants : Quantités, coûts, rebuts…
  • MOD : Nombre d’heures, taux horaires
  • Moyens de production : Coût initial et amortissement, durée de vie, taux d’utilisation…
  • Qualité : Coût des rebuts, coût du contrôle qualité…
  • Logistique : Coût d’entrepôts, coût des inventaires, assurances, transport…
  • Frais généraux : Frais généraux, impôts et taxes
  • Marge : Moyenne de l’industrie

 

Il convient de s’assurer de la bonne maîtrise des données avec des benchmarks pertinents. Ces informations peuvent être captées suivant trois sources principales :

Monde professionnel 

  • Indices et associations professionnelles
  • Salons
  • Fabricants (coûts + caractéristiques performance)
  • Marché de l’occasion

Internet

  • Etudes, revue de presse
  • Coût horaire (par pays / région)
  • Taxes
  • Coût des Utilités (Electricité / Gaz / Eau…)

Fournisseurs

  • Appel d’offres avec une structure de coût détaillée
  • Visite / Audit fournisseurs
  • Compte de résultat des fournisseurs
L’approche structure de coût requiert d’obtenir les informations, notamment auprès du fournisseur, dans un cadre mutuellement bénéfique.
Nacer Madi, Directeur chez KEPLER

Une connaissance étayée, source d’économies

La connaissance approfondie de la structure de coût d’un fournisseur est un levier puissant de réduction des coûts.

Elle permet de :

  • Définir des prix objectifs
  • Optimiser en quantifiant les leviers de réduction des coûts (effet volume, RTC*, BLC**, …)
  • Fournir des données rationnelles et structurelles pour l’aide à la décision
  • Comparer les offres et les coûts des fournisseurs
  • Aider les fournisseurs à atteindre les prix objectifs
  • Evaluer les évolutions dans le temps
  • Mieux négocier avec une bonne connaissance des forces et faiblesses des fournisseurs
  • Connaître précisément les coûts de modifications durant la phase développement
  • Evaluer chaque solution technique durant la phase de redesign
  • Etablir une stratégie de réduction de coût (cost plan)

Illustration du propos

Lors de négociations avec un fournisseur, l’acheteur va utiliser de préférence les leviers « confortables » comme l’augmentation des volumes et la mise en compétition. Mais face à ces arguments, les fournisseurs répondent par l’augmentation des prix matières, des couts de main d’oeuvre, de transport…

Et très souvent en l’absence d’une structure de coût, l’acheteur se trouve confronté à un mur. Lui qui, semble-t-il partait avec des éléments favorables, se voit objecter par le fournisseur qu’il «a eu de la chance» car il n’a «jamais revu à la hausse ses prix pour tenir compte des différentes augmentations des prix matières», par exemple.

Au-delà des simples enjeux liés à la négociation, la connaissance de la structure de couts donne un aperçu de la maturité de l’organisation achats. En effet, comment une Direction achats pourrait-elle être au maximum de sa performance sans connaissance de la structure de coût des principaux composants/produits achetés ?

Une approche conditionnée au respect des pré-requis

Trois pré-requis identifiés au déploiement de l’approche par structure de coût :

  • Une formation à la structure de coût auprès d’un panel le plus large possible d’acheteurs (direct ou indirect)
  • La définition et la diffusion auprès des acheteurs d’un modèle (template) de structure de coût qui respectera la règle des «3U» (utile, utilisable et utilisé).
  • Un usage «favorisé» de l’approche structure de coût lors des appels d’offres.
Le cabinet KEPLER a construit son expertise sur plus de 20 ans d’expérience dans des secteurs
où les pressions économiques sont très forte comme l’automobile mais notre approche s’appuie sur une démarche pragmatique et selon les secteurs d’activité.

L’approche proposée par KEPLER

1

Définir & mettre en commun

  • Créer un groupe de travail avec différents types d’acheteurs représentatifs des catégories d’achats les plus importantes permettant d’identifier les modèles de structures de coûts déjà utilisés au sein de l’entreprise de manière à en faire émerger un modèle unique qui prendra en compte la règle des ‘3U’ ou en adaptant les grilles proposées par KEPLER
2

Former & embarquer

  • Lancer un programme de formation Structures de coûts auprès d’un panel d’acheteurs le plus large possible. Idéalement, les acheteurs doivent sortir de la formation avec des cas pratiques d’application à mettre en oeuvre sur leurs familles d’achat
  • Cette formation s’appuie également sur la sensibilisation aux derniers outils digitaux de chiffrage basée sur l’IA/ machine learning comme le logiciel easyKost
3

Accompagner & Soutenir

  • Favoriser l’utilisation de la structure de coût en accompagnant les acheteurs par du coaching très opérationnel dans l’esprit “learning by doing” lors d’appels d’offres ou lors de la préparation à des négociations
La maitrise de la structure de coût permet de sortir du rapport de force classique avec ses fournisseurs pour construire une discussion objective permettant de trouver des pistes mutuelles de réduction de coût en garantissant une marge convenable au fournisseur.
Lionel Muller, Président chez KEPLER

Bénéfices Associés

En interne

  • Une entreprise plus compétitive : par l’obtention d’un meilleur prix dès le départ du cycle de vie d’un produit et une meilleure performance (QCDI*)
  • Un acheteur valorisé : la perception de la valeur ajoutée de l’acheteur est mieux perçue par les autres fonctions de l’en-treprise car il améliore sa connaissance des produits et fournisseurs tout en maîtrisant une donnée clé de la décision : les coûts
  • Une meilleure compréhension du juste-prix : l’acheteur, par sa compréhension fine, devient force de propositions en donnant des pistes d’économies objectives et chiffrées et mettant en valeur le coût des sur-spécifications
  • Une maturité de la fonction achats qui augmente et se traduit par une direction achats plus performante

Pour les fournisseurs

  • Une relation fournisseur-client pérennisée : car on choisit le fournisseur au juste-prix
  • Un dialogue plus factuel et objectif : on se base sur des données partagées
  • Une meilleure collaboration : pour mettre en place un plan d’optimisation sur plusieurs années afin de réduire les coûts sans pénaliser la marge

Pour les clients

  • L’apport de la structure de coût, ne s’arrête pas aux portes des achats : elle permet de justifier la hausse des prix auprès des clients de l’entreprise
  • Un délai de réponse au client raccourci sur de nouveaux chiffrages
  • Des prix plus compétitifs tout simplement
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